Archivierungspflicht Ihres geschäftlichen Mailverkehrs:

Ab dem 01. Januar 2017 gelten nun die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD). Betroffen von dieser Verordnung ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt, dazu zählt Rechnungen oder Angebote per E-Mail zu senden oder zu empfangen.

Die Anforderungen an E-Mails unter GoBD-Aspekten sind nun:

  • E-Mails sind aufbwahrungspflichtig
    E-Mails mit der Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs sind entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig.
  • E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
    Dokumente, die elektronisch Eingang ins Unternehmen finden, sind auch so aufzubewahren.
  • Dateianhänge sind als Original aufzubewahren
    Enthält eine steuerrelevante E-Mail Dateianhänge, sind diese im Originalformat aufzubewahren.
  • E-Mails sind unverändert zu archivieren
    Um einen Nachweis über die Unveränderbarkeit bzw. den Nachvollzug der Änderungen der E-Mails zu erhalten, ist der Einsatz eines Archiv- bzw. Dokumentenmanagementsystems zu empfehlen.
  • Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
    Der Empfang bzw. Versand von aufbewahrungspflichtigen E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten, welche aufführen muss, wie die Ordnungskriterien der GoBD umgesetzt wurden. Sie ist über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
  • E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
    Die Außenprüfung darf künftig auch auf steuerlich relevante E-Mails zugreifen. E-Mails mit steuerlicher Relevanz sind getrennt von anderen E-Mails aufzubewahren.
  • Rechnung als E-Mail ist zulässig
    Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 kann auch eine E-Mail als Rechnung fungieren. Enthält die E-Mail ergänzende Angaben zur Rechnung muss diese jedoch zusätzlich archiviert werden.

Sollten diese Aspekte nicht beachtet werden, können Strafen durch den Gesetzgeber verhängt werden.

Haben Sie Probleme mit Ihrer E-Mailarchivierung? Kontaktieren Sie uns! Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite, um die beste Lösung, angepasst auf Ihr Unternehmen, zu finden!

Telefon: 0951 / 700860                                                E-Mail: info@es1.de